(१) उमेरको हद वा सेवा अवधि पुगेको कारणबाट निवृत्तभरण पाउने गरी अवकाश प्राप्त गर्ने सैनिक व्यक्तिका सम्बन्धमा त्यसरी अवकाश
पाउने मितिभन्दा छ महिना अगावै सैनिक अभिलेखालयले सम्बन्धित विभाग, कार्यालय वा युनिटमा अवकाशको सूचना पठाउनु पर्नेछ ।
(२) सैनिक व्यक्तिले सेवाबाट अलग भएको मितिले छ महिनाभित्र आफू काम गरेको विभाग, कार्यालय वा युनिट मार्फत सैनिक अभिलेखालयमा निवेदन दिनु पर्नेछ । कार्यालय, विभाग, युनिटमा दाखिल भएको निवेदन सम्बन्धित कार्यालय, विभाग वा युनिटले सैनिक अभिलेखालयमा राख्नु पर्नेछ ।
(३) मृत्यु हुने सैनिक व्यक्तिको परिवारको नजिकको व्यक्तिले सैनिक व्यक्तिको मृत्यु भएको छ महिनाभित्र सम्बन्धित कार्यालय, विभाग वा युनिटमा निवेदन दिनु पर्नेछ र त्यसरी प्राप्त निवेदन सम्बन्धित कार्यालय, विभाग वा युनिटले सैनिक अभिलेखालयमा पठाउनु पर्नेछ ।
(४) उपनियम (२) वा (३) बमोजिम निवेदन प्राप्त भएपछि सैनिक अभिलेखालयले त्यस उपर आवश्यक कारबाही गरी अनुसूची–१२ बमोजिमको निवृत्तभरणको अधिकारपत्र निवृत्तभरण पाउने व्यक्तिलाई दिनु पर्नेछ ।
(५) उपनियम (४) बमोजिमको निवृत्तभरणको अधिकारपत्रमा सैनिक अभिलेखालयको प्रमुख र निवृत्तभरण व्यवस्थापन कार्यालयका प्रमुखको संयुक्त दस्तखत हुनेछ ।
(६) निवृत्तभरणसँग सम्बन्धित देहायका कार्यहरू बैंक भुक्तानी लिइरहेको जिल्लाको सैनिक पृतना÷बाहिनी÷गण÷गुल्मका प्रमुखको सिफारिसमा सोही जिल्लाको कोष तथा लेखा नियन्त्रकको कार्यालयबाट गरिनेछ ः–
(क) निवृत्तभरणको एकपटक जारी भैसकेको अधिकारपत्रको पाना सिद्धिई वा अधिकारपत्र हराई प्रतिलीपी दिनुपरेमा वा निवृत्तभरण
वा पारिवारिक निवृत्तभरण अधिकारपत्र बाहक व्यक्तिको मृत्यु भई पारिवारिक निवृत्तभरण पाउने व्यक्तिको नाम परिवर्तन
गर्नुपरेमा वा प्रमाणित निवृत्तभरण अधिकारपत्रमा संशोधन गर्नुपरेमा वा सैनिक अभिलेखालयबाट पठाइए बमोजिम
निवृत्तभरण अधिकारपत्र तथा फाराममा फोटो तथा दस्तखत प्रमाणित गर्नुपरेमा,
(ख) निवृत्तभरण प्राप्त गर्ने व्यक्तिको उमेर ६० वर्ष, ७५ वर्ष र ८५ वर्ष पुगेपछि निवृत्तभरण रकम थप गर्नुपरेमा ।
(७) सैनिक व्यक्ति राजीनामा स्वीकृति वा अन्य कारणबाट सेवा मुक्त भएपछि वा हुने अवस्थामा सम्बन्धित कमाण्डिङ्ग अधिकृतले देहायको विवरण खुलेको प्रमाणपत्र दिनु पर्नेछ ः–
(क) सेवा प्रवेश मिति,
(ख) सेवा अवधिमा प्राप्त गरेको तालिम र विभूषण,
(ग) जम्मा सेवा अवधि,
(घ) अवकाश प्राप्त मिति,
(ङ) अन्य आवश्यक कुराहरू ।
तर भविष्यमा सरकारी सेवाको लागि अयोग्य ठहरिने गरी बर्खास्त भएका सैनिक व्यक्तिलाई त्यस्तो प्रमाणपत्र दिइने छैन ।